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招标公告

除却巫山还有山——法因数控2015年采购招标纪实,法因数控,复合机,法兰钻,深孔钻,角钢钻,角钢线,型钢生产线,液压冲孔机,打字机,锅筒钻,集箱钻,高速钻床,钻割复合机,液压冲剪生产线,钢轨钻,平板冲孔机-凯发地址首页app

        “×××公司,全部参加投标报价”、“×××公司,部分参加投标报价”、 “请各位投标单位关注大屏幕,所有投标单位的一次报价都在大屏幕上”、“按照本次招投标的文件规定,没有缴纳投标保证金的×××单位,以及资质审查不合格的×××单位将没有投标资格”……

        4月26日—28日,法因数控孙村厂区第四会议室里,2015年的招投标工作正在紧张有序的进行。39个招标项目,6962种具体物料,179家供应商参与投标,其中,参与家数最多的一个招标项目达到17家。从以上数据可知,本次招标工作,无论从招标范围的广泛性,还是从投标单位参与的充分性,都是前所未有的。当然,招标的效果也是可数可期的。

        决策篇:审时度势

        2014年是转折之年,国际上,美联储缩减购债到最终退出量化宽松,国内,经济增长放缓,投资下滑,经济转入新常态。展望2015年,可以预计经济的很多方面,将会延续现在的趋势。适时调整宏观经济结构、将gdp增长目标定位7%,这些都清楚的表明,我国经济还是有较大的下行压力。

        从具体行业来看:机床工具行业,2015年,中国机床工具工业协会预测,年增长率约为8.6%,略高于全国的平均水平,但相较于2014年11.8%的增长率,有较大降幅;建筑行业,一直就处在去库存化的压力中,全国铁塔行业的产能过剩达40%;汽车行业,相比于2500万辆的年产量,实际销量只在2100万辆,产能过剩也很明显。再看我国工业品出厂价格,已经连续36个月下降,今年一季度,工业品出厂价下降6个百分点。与此相对应,由于客户压价、竞争对手降价等原因,我公司产品价格也承受着很大的下调压力,直接导致利润空间不断压缩。

        在如此严峻的大背景下,公司领导审时度势,果断决策,在做好“开源”的同时,有效进行“节流”,才是应对当前经济形势的最快、最有效的途径。为此,公司将招标工作提升到重要的高度,创新管理方式,多措并举,开始推进招标工作高效进行。

        准备篇:稳步推进

        3月10日,公司将招标办、采购中心整合为招标采购中心,调整为总经办管理,直属总经理主抓,此举不但提高了效率,也为今后招标工作的开展提供了组织保障。

        一是建组织,明确招标流程和职责分工。公司在组织机构调整的基础上,进一步细化,成立了招标工作组,明确由总经理担任工作组组长,同时兼任招标商务组组长,分管技术的副总经理任招标技术组组长。招标技术组和招标商务组分别由各事业部、技术中心、质量、财务、综合管理、审计、采购、法务、计划等部门组成。同时,公司文件也对招标工作组的职责等事项都进行了详尽描述,如此规定,在明确相关部门(人员)职责的同时,也理顺了招标工作主要步骤流程和重要节点,确保了招标工作的顺利进行。

        二是变形式,实行集中招标。以往招标,采用年度招标的形式,招标计划的时间跨度一般在半年左右,加上定标时间,招标效果的显现相对滞后,为此,公司决定本年度的招标工作采取集中招标形式,由各事业部统计报告年度招标物料,具体要求是年度用量大或采购价值高的物料,再由招标部门结合2014年的采购情况,确定招标物料的大类和明细,并提交总经理召集的专题会议进行重点分析,最终确定了39类采购物料进行招标,相关物料采购量约为9800万元,占2014年总采购金额的70%以上。

        三是定规则,建立公正基础。为保证本次招标的公正性,参照其他企业的先进做法,明确了三项基本原则:1、提高投标保证金的额度。具体根据招标物料的金额确定,项目金额50万及以下的,投标保证金2万元;项目金额50-100万的,投标保证金4万元;项目金额100-200万的,投标保证金8万元;项目金额200万及以上的,投标保证金10万元。参加多个项目投标的供应商,按照投标保证金最高项目的标准进行缴纳。投标保证金额度的提高,可以有效过滤投标单位,保证招标的实效性。2、明确招标评标的流程。开标时,向全体投标单位和评委进行公开每家投标单位的报价;评标时,向评委提供2014年相关物料的实际采购价格和采购数量,并明确评委的具体分工,各司其责。3、在公司外网实时公告招标的所有信息。让投标单位及时掌握招标动态,并接受投标单位的监督。

        四是扩范围,保证竞争的充分性。尽可能多地充实供应商,对保证项目的招标质量具有非常重要的意义。对此,公司通过网络公布、各事业部提供等多种渠道查找相关物料供应商的凯发地址首页app的联系方式,主动接洽,邀请其参与我公司的招标,并告之我公司的网址,让他们经常浏览我们的网站,以便及时获取招标信息。最终,参与本次招标的供应商的数量达到179家,公开招标信息的效果非常明显。

        开标篇:公开透明

        4月24日,总经理主持召开专题会议,听取有关部门招标工作的准备情况,研究并排定开标计划和相关注意事项,会后,由招标采购中心在协同网上公告开标信息,并通知所有投标单位。4月26日-28日,进行现场开标。首先,按照招投标流程规定,对没有缴纳投标保证金,以及资格不符合招标要求的供应商,取消其投标资格;其次,公开唱标,由操作员将所有投标单位的一次报价同步投放到大屏幕上,整个过程都是在本招标项目所有投标单位现场监督下进行。在公布投标报价时,公司技术、商务评标委员同步审查投标文件,必要时,并与投标单位进行现场交流,投标单位如有疑问,也可在开标现场进行当场说明。初步评议后,对有意向中标供应商,要求其进行二次报价,二次报价需要密封签字,并在后续评议中,统一向评委开启公布。总之,整个评标过程,都是在公开、透明的状态下完成的。

        评标篇:严肃认真

        按照事先确定的评标规则,在投标产品满足招标文件的技术质量要求的前提下,对投标价格进行对比,选择价格较低的品牌供应商作为中标候选人。对于投标产品是否满足招标文件的技术质量要求的,暂时不予公布中标,或者将产品进行试验后,再签订协议。

        无论是技术评议、商务评议,还是价格比较,全部都在所有评委和审计人员的监督状态下进行,在大屏幕上同步显示供大家评判,任何一位评委存在任何疑问,均可查找投标单位的原始书面资料进行核对。

4月26日-28日,每天19:00之后,招标评委要对当天的招标项目进行评标,工作结束时间都要在22:30分左右,但在整个招标评标过程中,没有一个评委中途离开。评标过程的严肃、认真,不但确保了招标的公开、公正性,也提高了工作的效率,首批中标单位的名单,在招标结束后第一天即在公司外网上进行了公告。

        结果篇:可数可期

        4月29日,第1号中标公告发布,8种物料的22家单位中标。

        4月30日,第2号中标公告发布,9种物料的19家单位中标。

        5月4日,第3号中标公告发布,19种物料的38家单位中标。

        除电气柜、电脑、包装箱等三类物料,公司需要重新进行通用化、标准化,减少种类并整理图纸后,再组织进行招标之外,其他36个招标项目,均是在开标一周之内公布了中标结果,这在法因数控的招标历史上还是第一次!

        降价效益可知。根据初步统计,本次招标全部36大类招标物料,涉及6962种具体物料,与2014年公司erp系统的最低价格相比,整体下降幅度在15%左右,可以预见,2015年下半年,公司各事业部的采购成本将会大幅下降。

        “三化”工作找到突破口。多年以来,作为技术基础的“三化”工作一直再提,但难有突破。在本次电气柜招标中发现,公司使用的规格型号很多,甚至到了一台产品就有一个规格型号的地步,这不但给采购管理、技术管理增加了工作量,也为供应商增加了麻烦,相应的,生产成本和采购成本必将难以降低。在听取评标委员会意见的基础上,总经理果断决策,中止电气柜评标,由技术委员会主任牵头,组织技术人员15天内完成通用化、标准化、规范化的整顿工作,将电气柜的规格型号压缩到最低限度。与此类似,包装箱、电脑也存在相同问题。这些问题的暴露,并非坏事,恰恰为技术基础的“三化”工作找到了突破口。

        供应商管理找到方向。无须讳言,随着公司的发展,有些供应商(品牌)跟随法因共同成长,但也有个别品牌没有转变观念,没有正确分析当前的经济形势,并作出适当的调整,因此失去了与法因继续合作的机会。从内部问题分析看,个别物料的同一种物品,最多的存在使用11家品牌,为公司的管理增加了成本,需要进一步压缩和调整。将来,随着企业的进一步发展,将会进一步合并品牌,在保证公司产品质量要求的前提下,减少供应商数量,扩大单一供应商的采购用量,形成企业与供应商的战略合作关系,最终实现共赢。

        招标采购树立典范。统一安排时间,集中进行招标,有关领导、部门通力配合,显著提高了招标的效率。39大类物料,三天之内开标完毕,一周之内公布中标结果,并尽可能利用周末时间,减少对正常生产经营的影响。每天进行的招标,当天晚上就要进行评标、定标,定标后,第一时间在公司外网进行公告。招标工作安排紧凑,不仅提高了效率,也避免了外部因素的干扰,从而确保了招标过程的公开、公正。

        问题与反思

        宣传力度欠火候。主要体现在个别现有的供应商没有参加招标、参加的供应商仅对原供应的物料种类进行了报价、从而造成投标单位没有对全部报价进行响应。究其原因,招标准备时间还是略显紧张,与投标单位的沟通还不是太充分,如果时间允许,宣传力度进一步加强,相信结果肯定还会更好。

        技术基础管理亟待提升。一方面,使用的品牌过多,比如“开关、电源、编码器”招标项目,共计使用的品牌达到11种,另一方面,有的品牌却多年未变,比如“电脑”招标项目,只有一个品牌,其他品牌难以替换。

        物料种类复杂。如前所述,电气柜、标准件等物料的种类过多过杂,完全可以通过通用化、标准化减少种类,这些问题都反映出我们内部技术基础管理还需改进,“三化”问题不能只停留在口号上,现在到了需要拿出切实措施解决问题的时候了。

        后记

        招标工作基本完成,下一阶段的工作重点就是,5月15日前,集中组织与中标单位洽谈具体条款,并签订长期供货协议。协议签订后,未中标单位将组织退还投标保证金,公司内部更大的精力是规范调整erp系统的价格和供应商,只有这项工作落到实处,才能实实在在的发挥出招标的最大效益。为此,公司于5月14日召开第六次招标工作专题会,会议明确了具体监督管理措施:

         1、招标小组总结汇报了关于本次招标物料的长期供货协议签订情况(数据截至5月13日),已签订65个合同(与去年相比下降15%左右的物料价格),新的供货协议,需要供应商提供账号,经供应商盖章确认的账号备份留存财务,便于财务给供应商办款所用。

        2、长期供货协议的价格明细表需要招标小组全体成员签字,并附在中标文件中,形成完整的招标文件存档。

        3、经过招标小组全体成员签字的价格明细表备份,分别存留于各事业部、计划管理部、财务部、总经办、审计部,便于今后采购和监督,真正把招标的价格落实到生产经营中,产生效益。

        4、系统中原有物料的新的供货价格要在5月17日前全部进入erp系统,同时关闭老的供货价格,关闭erp系统调价权限。目前公司在配套的72台产品,计划暂停,计划部本周五前将72台产品明细表发到各事业部,事业部将产品中新增物料的明细表进行更改,提交工艺部添加编码,计划部录入erp系统,以上工作5月20日前完成。自5月17日起,系统中原有物料新的生产计划开始新的供货价格,72台配套产品新增物料供货价格调整在5月20日之前完成。今后erp系统价格调整在执行中,如物料价格有明显下降的,事业部需向公司总经理书面申请,经总经理同意后可进行价格调整。

        5、关于供应商开发票问题:目前财务部执行本月入库产品,次月15日前开具增值税发票(若逾期未提供增值税发票,对事业部进行扣款),并交公司财务部审核、挂账,再次月付款。新供货协议中规定:公司在与供货商核对清楚并确定了该结算周期的付款金额后,于双方核对确认一个月后向供货商支付该货款。供货商应在公司付款日前30日向公司开具等额的正式17%增值税发票提示公司付款,否则公司有权拒绝付款。

        6、关于供应商压钱问题:新供货协议中规定:供货商同意公司扣留第一批货款的10000元人民币作为质量保证金,质量保证金首先从公司的应付货款中扣留。质量保证金在本批产品验收合格之日起18个月后支付供货商。除质量保证金外,供货商再向公司支付一定数额的履约保证金,履约保证金可从供货商缴纳的投标保证金中扣留相应金额,转化为履约保证金。

        7、目前在市场下行压力大的环境下,订单明显减少,节流特别是物料采购工作愈显重要,希望公司各级领导众志成城,认真执行和落实招标采购工作,对执行落实不善者,公司将追究相关领导的责任。

        本次招标工作虽告一段落,但法因的招标工作还远没结束,按照总经理的部署,将准备启动公司第二批,即其他物料的招标工作。

点击次数:2800    时间:2015-05-18 11:28:35